総務の仕事

マニュアル作り

総務の仕事で、社内向けにマニュアルを作ることが良くあります。 入出退館の開錠施錠、施設案内、設備の取扱い説明、問い合わせ先一覧、廃棄物の分別方法、安否確認システムの使い方などなど。 マニュアルは、見る人に内容を理解してもらい、...
防災・BCP

BCP

BCP(ビジネス・コンティニュティー・プラン)は、災害発生後に「事業を継続する」ことを目的として、やるべきことを決めておく活動計画です。 災害想定は、避難訓練と同じように考えますが、災害がおさまってからのことを計画するものです。ま...
防災・BCP

安否確認システムの活用

総務の私自身が2011年の震災の時に、もっとも活用したのが「一斉配信」機能でした。 5000人の社員に向けた、1日2回の情報発信に利用しました。5000人のアドレスを知らなくても情報発信できるのは、素晴らしくありがたいことです。 ...
総務の仕事

安否確認システム

安否確認システムは、仕組みを知ることが大切です。また、システムの一番の特徴は、個人情報の一元管理と秘匿性になります。 システム上に登録する住所や電話番号、メールアドレスの鮮度維持さえしておけば、会社内の上司、同僚、防災担当者に個人...
防災・BCP

避難訓練を実施する

避難訓練は放送からはじまります。 地震発生、火災発生など、災害想定と行動様式に沿って放送を開始します。 経験上ですが、放送の前に、火災報知器を作動させてみるとベルが聞こえない場所が発見されたり、感震器がある場合には自動放送を作...
防災・BCP

避難訓練を計画する

当たり前のことですが、避難訓練とBCP(事業継続計画)は、目的が異なっています。 あるいは、避難訓練もBCPに含まれるのでは?とか、防災という大きなくくりの中では、一緒なのでは?と考えることもできますが、目的の違いからも行動が異な...
防災・BCP

防災は体制の構築から

「防災」とは、実にたくさんの内容を含んだ言葉です。 防災備品・備蓄品の用意と管理防災訓練・避難訓練安否確認システムの用意と訓練BCPの構築と訓練消防設備の維持・点検管理建物耐震非常用電源の構築と維持管理大型設備の耐震転倒防止対策自衛...
企業組織

総務の立ち位置

組織としての総務の立ち位置は、経営者の考え方や総務担当役員の存在によって大きく異なります。 私がはじめに所属した総務は、いわゆる「ぶら下がり総務」と言われるもので、 総務主体や独立した部門としての総務ではありませんでした。 ...
企業組織

総務の領域

総務に任される業務領域は会社ごとにさまざまです。 管理業務の全てを担っているところ(そのような会社の総務を尊敬します)もあるでしょうし、専門部署「以外」のところを総務が担っている会社もあると思います。 そういう意味では、悲しい...
社員食堂

社内売店・コンビニを作る

社内の敷地が広かったのと、従業員人数も5000人おりましたので、敷地内の二か所に売店を設定することにしました。 社員動線もしっかり考慮して配置したので、どちらの売店も一日2500人の利用がありました。 研究開発の業務は残業も...
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